Activa toma las órdenes abiertas de tu ERP, decide qué líneas hay que activar según tus reglas, se las pide a cada proveedor por email, WhatsApp y portal, interpreta lo que responde y se lo devuelve a tu equipo con el estado y la acción que toca. Ciclo tras ciclo, sin que nadie persiga a nadie.
Entre la orden emitida y el material en el almacén hay semanas en las que nadie sabe nada con certeza. El comprador pregunta por mail, el proveedor contesta cuando puede, la respuesta queda en una casilla personal y el planificador se entera del atraso cuando el material no está. Con veinte órdenes se sostiene. Con quinientas líneas abiertas, no.
Tu reporte de órdenes abiertas, tal como lo exportas hoy. Lo dejas en una carpeta compartida o lo subes; Activa lo toma. Un extracto marcado como actualización sólo da de baja lo ya entregado; uno anterior al último no se vuelve a cargar.
Tus reglas, no las nuestras: qué tipos de orden y de línea entran, con qué horizonte de días, qué destinos o materiales se excluyen, qué pasa con una línea que ya tiene una respuesta vigente. Cada línea que queda afuera conserva el motivo: contacto faltante, fuera del horizonte, respuesta anterior vigente. Nada se excluye sin registro.
Un email por proveedor con la tabla de sus líneas pendientes y el botón para responder, sin credenciales en el cuerpo. Recordatorios con la cadencia que definas. WhatsApp con plantillas aprobadas, priorizando a los proveedores que concentran más líneas sin respuesta. Todo configurado por cliente: en un ciclo quincenal, por ejemplo, el email de activación sale el lunes, los recordatorios el miércoles y la semana siguiente, y el WhatsApp entre medio para quien todavía no respondió.
En el portal, elige el estado de cada línea y completa sólo los campos que ese estado exige. Los estados son los de tu operación.
Si prefiere contestar por mail o por WhatsApp, también vale: la IA lee la respuesta y propone el estado. Ver Cómo usamos IA.
Cada respuesta interpretada, cada remito leído y cada novedad de contacto nace como propuesta, con la evidencia al lado. Una persona la aprueba. Si tu operación tiene un portal de compras propio, la respuesta aprobada se carga allí en corridas fijas, sin pisar nunca un «Ya entregado».
El comprador ve su tablero agrupado por lo que tiene que hacer. Cada estado trae la acción que le toca en el ERP. El líder recibe el reporte de cierre de ciclo, con la comparación contra el ciclo anterior congelada en su corte y un semáforo por comprador.
Cada estado tiene una vigencia. Cuando vence, o cuando cambian las condiciones de la orden, la línea vuelve al ciclo siguiente sin que nadie la busque. Lo que el proveedor ya dijo no se vuelve a preguntar.
El proveedor sube el remito en el portal o lo manda por mail o WhatsApp. Activa lo asocia a la línea cuando el número, la orden o el contexto lo permiten; si hay dos archivos posibles, o dos remitos con el mismo número y distinto contenido, lo decide una persona con los dos a la vista. El remito leído precarga número, fecha, transportista y cantidad por renglón, editables. El almacén lo encuentra en la línea, no en una casilla.
Los recordatorios por email y WhatsApp van sólo a las líneas estrictamente sin respuesta. Si el proveedor sigue callado, el circuito pide al comprador un contacto alternativo, insiste con una cadencia definida y lo escala en el reporte de ciclo. Los cambios de persona, las ausencias y los «ya no trabajo acá» se detectan en las respuestas y se proponen como altas y bajas de contacto para aprobar. El padrón mejora ciclo a ciclo, sin que nadie lo mantenga a mano.
Su tablero, sus alertas, el historial de cada línea, la conversación con el proveedor por línea y la acción sugerida en el ERP.
El reporte de cierre de ciclo, el semáforo por comprador y la comparación con el ciclo anterior.
Las líneas de su destino, con estado vigente y remito.
Sus entregas pendientes, su ranking y una ayuda en su idioma. Contadores de respondidas, incompletas y sin respuesta, para que sepa qué le falta.
Muestra la acción; tu gente la ejecuta.
Eso sigue siendo del almacén y del comprador.
«Ya entregado» lo confirma tu empresa, no él.
Es la primera pregunta de la reunión. Si no la puedes responder en un minuto, ya sabes por qué conviene tenerla.
Activa Proveedores