A Activa pega as ordens abertas do seu ERP, decide quais linhas precisam ser ativadas segundo as suas regras, pede o status a cada fornecedor por e-mail, WhatsApp e portal, interpreta o que ele responde e devolve à sua equipe com o status e a ação que cabe. Ciclo após ciclo, sem ninguém correndo atrás de ninguém.
Entre a ordem emitida e o material no almoxarifado há semanas em que ninguém sabe nada com certeza. O comprador pergunta por e-mail, o fornecedor responde quando pode, a resposta fica em uma caixa pessoal e o planejador descobre o atraso quando o material não está lá. Com vinte ordens dá para sustentar. Com quinhentas linhas abertas, não.
Seu relatório de ordens abertas, do jeito que você já exporta hoje. Você deixa em uma pasta compartilhada ou faz o upload; a Activa pega. Um extrato marcado como atualização só dá baixa no que já foi entregue; um anterior ao último não é carregado de novo.
Suas regras, não as nossas: que tipos de ordem e de linha entram, com que horizonte de dias, que destinos ou materiais ficam de fora, o que acontece com uma linha que já tem uma resposta vigente. Cada linha que fica de fora guarda o motivo: contato faltando, fora do horizonte, resposta anterior vigente. Nada é excluído sem registro.
Um e-mail por fornecedor com a tabela das suas linhas pendentes e o botão para responder, sem credenciais no corpo. Lembretes com a cadência que você definir. WhatsApp com templates aprovados, priorizando os fornecedores que concentram mais linhas sem resposta. Tudo configurado por cliente: em um ciclo quinzenal, por exemplo, o e-mail de ativação sai na segunda, os lembretes na quarta e na semana seguinte, e o WhatsApp no meio para quem ainda não respondeu.
No portal, escolhe o status de cada linha e preenche só os campos que esse status exige. Os status são os da sua operação.
Se preferir responder por e-mail ou WhatsApp, também vale: a IA lê a resposta e propõe o status. Ver Como usamos IA.
Cada resposta interpretada, cada documento de entrega lido e cada novidade de contato nasce como proposta, com a evidência ao lado. Uma pessoa aprova. Se a sua operação tem um portal de compras próprio, a resposta aprovada é carregada nele em rodadas fixas, sem nunca sobrescrever um “Entregue”.
O comprador vê seu painel agrupado pelo que precisa fazer. Cada status traz a ação que cabe no ERP. O líder recebe o relatório de fechamento de ciclo, com a comparação contra o ciclo anterior congelada no seu corte e um semáforo por comprador.
Cada status tem uma vigência. Quando ela vence, ou quando as condições da ordem mudam, a linha volta no ciclo seguinte sem que ninguém a procure. O que o fornecedor já disse não é perguntado de novo.
O fornecedor sobe o documento de entrega no portal ou manda por e-mail ou WhatsApp. A Activa associa à linha quando o número, a ordem ou o contexto permitem; se há dois arquivos possíveis, ou dois documentos com o mesmo número e conteúdo diferente, uma pessoa decide com os dois à vista. O documento lido pré-preenche número, data, transportadora e quantidade por item, tudo editável. O almoxarifado encontra o documento na linha, não em uma caixa de e-mail.
Os lembretes por e-mail e WhatsApp vão só para as linhas estritamente sem resposta. Se o fornecedor continua calado, o circuito pede ao comprador um contato alternativo, insiste com uma cadência definida e escala no relatório de ciclo. Trocas de pessoa, ausências e os “não trabalho mais aqui” são detectados nas respostas e propostos como inclusões e baixas de contato para aprovação. O cadastro melhora ciclo a ciclo, sem ninguém mantendo na mão.
Seu painel, seus alertas, o histórico de cada linha, a conversa com o fornecedor por linha e a ação sugerida no ERP.
O relatório de fechamento de ciclo, o semáforo por comprador e a comparação com o ciclo anterior.
As linhas do seu destino, com status vigente e documento de entrega.
Suas entregas pendentes, seu ranking e uma ajuda no idioma dele. Contadores de respondidas, incompletas e sem resposta, para saber o que falta.
Mostra a ação; sua equipe executa.
Isso continua sendo do almoxarifado e do comprador.
“Entregue” quem confirma é a sua empresa, não ele.
É a primeira pergunta da reunião. Se você não consegue responder em um minuto, já sabe por que vale a pena ter essa resposta.
Activa Proveedores