Comece com relatórios do seu ERP exportados em Excel ou CSV: ordens abertas e, para a análise de estoque, saldos, consumo e custos. Combinamos a frequência de atualização e os campos necessários. Conforme a sua operação, a integração também pode ser feita via API.
A Activa trabalha com os relatórios do seu ERP em Excel ou CSV. Revisamos os dados disponíveis e combinamos os campos, a frequência de atualização e o escopo para gerenciar entregas, estoque e desempenho de fornecedores.
Isso também vale para as suas regras: o que é ativado, o que fica de fora, que status existem, que prazos e que calendário valem. Tudo é configuração do cliente, não código.
Relatórios exportados em Excel ou CSV com os dados das ordens abertas: empresa, número da ordem, linha, fornecedor, descrição, quantidade pendente, data prometida, comprador e destino. Validamos os campos e a qualidade dos dados antes do primeiro ciclo.
Deixe os relatórios em uma pasta compartilhada do Google Drive para que a Activa os pegue automaticamente. Combinamos a frequência de atualização e o conteúdo de cada arquivo.
A integração via API é avaliada conforme os sistemas disponíveis, os dados necessários e a frequência de atualização. Definimos com a sua equipe de TI o escopo e as responsabilidades.
É importado do seu ERP ou do seu portal. A Activa o completa com o que os fornecedores respondem: e-mails novos, celulares e trocas de pessoa. Cada novidade exige a aprovação de uma pessoa responsável do serviço ou da sua empresa antes de ser aplicada. A Activa replica os contatos vigentes para a plataforma de envio.
Uma mensagem por fornecedor com a tabela das suas linhas pendentes e o botão para responder. Remetente configurável por cliente. Lembretes com a cadência que você definir.
Templates aprovados, enviados nos dias da cadência e com o aval de uma pessoa antes de cada leva. As respostas entram no mesmo circuito que o e-mail.
Acesso por usuário, formulário por status com só os campos que esse status exige, calendário no idioma do fornecedor e upload do documento de entrega.
E-mail com anexos, WhatsApp com fotos, planilhas Excel com muitas linhas. Tudo é interpretado e entra como proposta para revisão. Ver Como usamos IA.
Filtrado por criticidade, vencimento e fornecedor.
Ao comprador e ao seu líder, e um relatório de fechamento por ciclo com a comparação contra o ciclo anterior, congelada no seu corte.
Se a sua operação já tem um portal onde as respostas são registradas, a Activa pode carregar nele as respostas aprovadas, em rodadas fixas em dias úteis, sem nunca sobrescrever um “Entregue”. Ativada por cliente.
Cada status do fornecedor traz a ação que cabe ao comprador no ERP: corrigir uma data prometida, ajustar uma quantidade a receber, cancelar uma ordem. A Activa mostra; sua equipe executa no ERP.
Seu banco de dados, seu domínio, seus backups. Nada compartilhado com outro cliente.
Catálogo de status e campos exigidos, prazos e horizonte de ativação, calendário de dias úteis e fuso horário, cadências de e-mail e WhatsApp, textos em espanhol, inglês e português, remetentes, módulos ativados por chave.
Fornecedor, comprador, almoxarifado, engenharia, planejamento e administrador. Aprovar, fechar ou enviar exige um perfil com permissão, na ação e não só na tela.
Enquanto está ligado, nenhuma mensagem chega a um fornecedor real. É desligado por decisão explícita, não pelo calendário.
Diários e criptografados, com um teste de restauração automático toda semana e uma cópia fora do servidor. Um backup que nunca foi restaurado não é um backup.
As conversas com fornecedores são guardadas por 7 dias, e até 14 quando uma decisão pendente as cita como evidência.
As correções são feitas pela sua equipe, com a ação sugerida à vista.
Nem seu sistema de licitações.
Ela se alimenta de um extrato, uma pasta ou uma API, e vive na própria instalação.
Com isso basta para dizer, em 20 minutos, por onde começar e a que distância está o seu primeiro ciclo.
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